Le traitement de vos données
Fideliance met en œuvre des traitements de données à caractère personnel.
Sont exposés ci-dessous la manière dont les données sont collectées et le détail de l'utilisation qui en est faite.
Les données à caractère personnel collectées ou détenues sont directement communiquées par le Client lui-même ou par des tiers.
L'utilisation des données et informations telle que décrite ci-dessous est autorisée par la réglementation applicable à la protection des données personnelles.
1. Mission de présentation des comptes annuels du client
Sont collectées et traitées les informations suivantes:
- Etat-civil, identité, nom, prénom, nationalité des associés et dirigeants,
- Situation familiale, nombre d’enfant, nom du conjoint avec son identité ,
- Revenus, situation financière, données bancaires,
- Information des déplacements,
- Nom et adresse des 5 ou 10 personnes les mieux rémunérées de la société,
- Immatriculation des véhicules des dirigeants et salariés.
Ces informations sont utilisées pour honorer les finalités liées aux prestations et services sollicités, à savoir l’exécution du contrat, et notamment la présentation des comptes annuels du client et des déclarations liées, dans les conditions décrites par la présente lettre de mission.
L'utilisation de ces informations a pour finalité l’intérêt légitime poursuivi par Fideliance lorsqu'il poursuit les finalités suivantes :
- le traitement, l'exécution, la gestion, le suivi des demandes et des dossiers des clients ;
- la gestion de la relation avec ses clients et prospects ;
- l'organisation, l'inscription et l'invitation à des événements ;
ainsi que le respect d'obligations légales et réglementaires lorsqu'il met en œuvre un traitement ayant pour finalité :
- la prévention du blanchiment et du financement du terrorisme et la lutte contre la corruption,
- la facturation,
- la comptabilité.
2. Mission d’établissement des déclarations personnelles d'impôt du client
Sont collectées et traitées les informations suivantes :
- Etat-civil, identité, nom, prénom, nationalité adresse postale, adresse mail,
- Situation familiale, nombre d’enfant, nom du conjoint avec son identité,
- Revenus, situation financière, données bancaires,
- Information des déplacements,
Ces informations sont utilisées pour honorer les finalités liées aux prestations et services sollicités, à savoir l’exécution du contrat, et notamment l’établissement des déclarations personnelles d’impôt, dans les conditions décrites par la présente lettre de mission.
L'utilisation de ces informations a pour finalité l’intérêt légitime poursuivi par Fideliance lorsqu'il poursuit les finalités suivantes :
- le traitement, l'exécution, la gestion, le suivi des demandes et des dossiers des clients ;
- la gestion de la relation avec ses clients et prospects ;
- l'organisation, l'inscription et l'invitation à des événements ;
ainsi que le respect d'obligations légales et réglementaires lorsqu'il met en œuvre un traitement ayant pour finalité :
- la prévention du blanchiment et du financement du terrorisme et la lutte contre la corruption,
- la facturation.
3. Mission d’établissement des bulletins de salaire et des déclarations liées.
Sont collectées et traitées les informations suivantes :
- Etat-civil, identité, nom, prénom, nationalité, date de naissance, adresse postale des salariés,
- Numéro de sécurité sociale,
- Titre de séjour le cas échéant,
- Revenus et informations bancaires des salariés,
- Eventuelle maladie et/ou taux d’incapacité des salariés et éléments de santé et de prévoyance,
- Appartenance syndicale,
- Situation familiale, nombre d’enfant, nom du conjoint avec son identité des salariés,
Ces informations sont utilisées pour honorer les finalités liées aux prestations et services sollicités, à savoir l’exécution du contrat, et notamment l’établissement des bulletins de salaire et des déclarations liées, dans les conditions décrites par la présente lettre de mission.
L'utilisation de ces informations a pour finalité l’intérêt légitime poursuivi par Fideliance lorsqu'il poursuit les finalités suivantes :
- le traitement, l'exécution, la gestion, le suivi des demandes et des dossiers des clients ;
- la gestion de la relation avec ses clients et prospects ;
- l'organisation, l'inscription et l'invitation à des événements ;
ainsi que le respect d'obligations légales et réglementaires lorsqu'il met en œuvre un traitement ayant pour finalité :
- la prévention du blanchiment et du financement du terrorisme et la lutte contre la corruption,
- la facturation.
4. Mission juridique
Sont collectées et traitées les informations suivantes :
- Etat-civil, identité, nom, prénom, nationalité, date de naissance, adresse postale et adresse mail des dirigeants et éventuellement adresse mail des associés,
- Numéro de sécurité sociale,
- Titre de séjour le cas échéant,
- Situation familiale, nombre d’enfant, nom du conjoint avec son identité des dirigeants et associés,
- Revenus des dirigeants et associés,
Ces informations sont utilisées pour honorer les finalités liées aux prestations et services sollicités, et notamment la rédaction d'actes pour le compte de ses clients, dans les conditions décrites par la présente lettre de mission.
L'utilisation de ces informations a pour finalité l’intérêt légitime poursuivi par Fideliance lorsqu'il poursuit les finalités suivantes :
- le traitement, l'exécution, la gestion, le suivi des demandes et des dossiers des clients ;
- la gestion de la relation avec ses clients et prospects ;
- l'organisation, l'inscription et l'invitation à des événements ;
ainsi que le respect d'obligations légales et réglementaires lorsqu'il met en œuvre un traitement ayant pour finalité :
- la prévention du blanchiment et du financement du terrorisme et la lutte contre la corruption,
- la facturation.
5. Obligations de Fideliance
Fideliance s'engage à :
- Traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la présente lettre de mission ;
- Traiter les données conformément aux instructions documentées du client de la lettre de mission ;
- Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre de la présente lettre de mission ;
- Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données personnelles en application de la présente lettre de mission :
o s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ,
o reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel ;
- Prendre en compte, s’agissant de ces outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut ;
- Notifier au client toute violation de données à caractère personnel. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente ;
- Mettre en œuvre les mesures de sécurité appropriées pour assurer la protection des données personnelles qui lui sont transmises :
- Aider le client pour les suites à donner aux demandes d’exercice de leurs droits par les personnes concernées.
6. Sous-traitance
Fideliance est susceptible de faire appel à des sous-traitants pour réaliser certaines prestations. Les conditions d’intervention des sous-traitants seront transmises au Client le cas échéant. Le sous-traitant s’est engagé à respecter les obligations mises à sa charge par la règlementation en matière de protection des données personnelles.
Fideliance pourra modifier la liste des sous-traitants en tant que de besoin, sous réserve d’en informer le client en temps utiles et d’obtenir une autorisation écrite de la part du client.
7. Conservation des informations
Les données à caractère personnel sont conservées pour les utiliser aux fins énumérées dans la présente lettre de mission.
Sauf indication contraire dans les paragraphes précédents, les données sont conservées aussi longtemps que la personne concernée entretiendra une relation contractuelle avec le Client.
En cas de rupture du contrat liant Fideliance au Client, comme au terme du service ou de la prestation sollicité, et s'il n'y a pas d'autre raison de poursuivre le traitement, les informations seront conservées pendant les périodes nécessaires pour se conformer à la réglementation et aux règles de prescription en vigueur notamment contractuelles, comptables et fiscales ou, le cas échéant, en vue de traiter toute réclamation ou demande afférente aux prestations ou services fournis.
Les données à caractère personnel des clients sont conservées pendant la durée des relations contractuelles augmentée de 6 ans, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription. En matière de prévention du blanchiment et du financement du terrorisme, les données sont conservées 5 ans après la fin des relations avec le Client.
Le Client peut à tout moment exercer ses droits en application, à savoir :
- Le droit d'accéder à ses données à caractère personnel,
- Le droit de corriger toute erreur figurant dans les fichiers,
- Le droit de faire effacer ses données à caractère personnel, de limiter leur traitement ou de s'y opposer.
- Le droit de retirer son consentement,
- Le droit de s'opposer à la réception de documents de prospection commerciale à l'avenir,
- et dans certaines circonstances, le droit de veiller à ce que ces informations soient transférées à la personne concernée ou soient transférées à un tiers.
- Le droit de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont les personnes concernées entendent que soient exercés, après leur décès, les droits mentionnés ci-dessus par courrier électronique à l'adresse suivante : ”dpo@crowe-fideliance.fr”
ou par courrier postal à l'adresse suivante : 78, rue Paul Jozon 77300 FONTAINEBLEAU accompagné d'une copie d'un titre d'identité signé.
Toute personne dispose de la faculté de déposer une réclamation auprès de la CNIL.
8. Contact et réclamations
Toutes les questions soulevées dans la présente lettre de mission, les demandes d'exercice des droits de la personne concernée, sont gérées par le Délégué à la Protection des Données qui peut être contacté de la façon suivante :” dpo@crowe-fideliance.fr ”
Toute demande d'exercice des droits d'accès, de rectification, de suppression ou de limitation du traitement, doit être accompagnée de la copie d'une pièce d'identité du demandeur.
