Dans un monde où le travail hybride et la collaboration à distance sont devenus la norme, les entreprises doivent s’équiper d’outils performants pour fluidifier les échanges et centraliser leurs informations. Microsoft 365 (M365) offre un écosystème complet et sécurisé pour répondre à ces enjeux.
Structurer et optimiser l’environnement Microsoft 365 (M365)
L’exploitation efficace des fonctionnalités de M365 améliore la productivité, simplifie la gestion de l’information et permet de sécuriser vos données.
M365 propose divers outils qui répondent à ces objectifs, notamment grâce à la mise en place d’espaces collaboratifs bien structurés. Il existe des espaces SharePoint, des intranets et des équipes Teams qui peuvent être adaptés aux besoins métiers. Ils permettent aux équipes de centraliser les informations dont elles ont besoin et d’échanger plus efficacement.
Pour faciliter et optimiser ces échanges et le partage de documents, l’utilisation de SharePoint et OneDrive garantit un accès contrôlé, sécurisé et fluide aux documents.
L’intégration de Power Automate est également intéressante pour l’automatisation des processus. L’outil réduit les tâches répétitives et améliore l’efficacité opérationnelle, permettant aux collaborateurs de se concentrer davantage sur leurs missions stratégiques.
En ce qui concerne le suivi des projets et des performances, ces opérations sont facilitées par l’utilisation de Power BI. Cet outil permet de créer des tableaux de bord et des rapports pour une meilleure visibilité des indicateurs clés.
Grâce à ces outils, il est donc possible de structurer de façon optimale vos espaces digitaux et collaboratifs, tout en assurant la sécurisation et la gouvernance des données. Cette stratégie assure la protection des informations sensibles et est conforme aux exigences réglementaires ainsi qu’aux bonnes pratiques IT !
Cas d’usage - Un intranet pour centraliser l’information et fluidifier la collaboration
Contexte : Vous souhaitez améliorer le partage d’informations entre vos équipes et faciliter l’accès aux ressources internes. Pour répondre à ce besoin, un intranet SharePoint est conçu afin de structurer et organiser les échanges de manière fluide et intuitive.
Les actions mises en place pour répondre au besoin :
• Conception d’un intranet SharePoint, avec la création d’espaces dédiés :
• Les actualités :
Centralisation des communications internes et diffusion des mises à jour importantes. Chaque collaborateur peut ainsi accéder rapidement aux informations essentielles.
• Une segmentation par pôle :
En fonction de votre secteur d’activité et de vos services, des espaces dédiés sont créés, offrant aux équipes un environnement personnalisé, avec un accès direct aux documents et outils spécifiques à leur activité.
• La bibliothèque documentaire :
Elle permet la centralisation des procédures, modèles et supports internes. Ce procédé garantit une accessibilité simplifiée et une uniformisation des pratiques.
• Le stockage des fichiers sur un cloud sécurisé :
Les fichiers sont stockés dans un espace cloud sécurisé permettant un travail collaboratif efficace. Chaque utilisateur peut coéditer des documents en temps réel et suivre les modifications apportées par ses collègues.
Les résultats obtenus : une meilleure circulation de l’information, un gain de temps dans la recherche de documents et une collaboration améliorée, y compris pour les collaborateurs en télétravail.
Vers une collaboration plus efficace et sécurisée
Miser sur des outils collaboratifs adaptés aux besoins de votre entreprise permet d’améliorer l’efficacité et la communication interne, tout en garantissant un environnement sécurisé et structuré. En exploitant pleinement les fonctionnalités de Microsoft 365, il est possible d’optimiser sa gestion documentaire, fluidifier les processus et renforcer la collaboration entre les équipes.
Besoin d’un accompagnement sur mesure ?
Notre expertise en solutions collaboratives permet d’accompagner les entreprises dans l’optimisation de leur environnement Microsoft 365. De la structuration des espaces de travail à l’automatisation des processus, nous proposons des solutions adaptées à vos besoins spécifiques.
Contactez nos équipes Fideliance Digital pour échanger sur vos besoins et découvrir comment nous pouvons vous accompagner dans la mise en place d’outils collaboratifs performants et sécurisés.
Article écrit par Xavier LARBALETTE,
Directeur des systèmes d'information
