Départ en congés payés : comment le gérer et l’organiser ?

La période estivale approchant à grands pas, il est temps pour les employeurs d’anticiper et d’organiser les départs en congés payés des salariés !

Acquisition des congés payés

Pour rappel, un salarié acquiert des congés payés à hauteur de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables par an, quelle que soit la nature de son contrat de travail et sa durée de travail. La période légale d’acquisition des congés payés s’étend du 1er juin au 31 mai.

NB : Les salariés de moins de 21 ans, et les salariés avec des enfants à charge peuvent bénéficier de jours de congés supplémentaires.

Les congés déjà acquis par le salarié peuvent être pris dès l’embauche. Toutefois, il ne peut pas poser les congés payés qui sont en cours d’acquisition.

Organisation des congés par l'employeur

Même si en pratique, il est tenu compte des souhaits des salariés, l’organisation des congés payés incombe à l’employeur, qui doit respecter obligatoirement les formalités suivantes :

• Informer les salariés de l’ouverture de la période de prise des congés payés, au moins 2 mois avant ;

• Informer les salariés de l’ordre des départs en congés payés au moins 1 mois avant la date de départ, après avis du CSE (s’il existe) et l’afficher dans les locaux.

Période légale de prise des congés

La période légale de prise des congés payés s’étend du 1er mai au 1er octobre.

Pendant cette période, l’employeur doit veiller à ce que l’intégralité du congé principal soit pris par le salarié (24 jours ouvrables), dont 12 jours ouvrables consécutifs. La 5ème semaine doit être prise en dehors de la période légale.

Si le salarié ne prend pas l’intégralité du congé principal (24 jours ouvrables) pendant la période du 1er mai au 31 octobre, il bénéficie de jours de congés supplémentaires, appelés « jours de fractionnement », sauf renonciation expresse et écrite du salarié.

Fermeture de l'entreprise et impact sur les congés

En cas de fermeture de l’entreprise, les mêmes formalités doivent être respectées. Si un salarié entré en cours d’année n’a pas acquis suffisamment de congés payés pour couvrir toute la période de fermeture de l’entreprise, deux solutions sont possibles :

• Soit poser des congés par anticipation (seulement les congés déjà acquis) ;

• Soit poser un congé sans solde, non rémunéré.

À noter que le salarié peut demander une aide financière à France Travail, sous conditions.

Refus, indemnisation et conséquences pour l’employeur

L’employeur peut refuser une demande de départ en congé. Le refus ne doit pas être abusif (ex. : justifié par la continuité du service, une période de forte activité, l'absence d’autres salariés sur la même période, etc.). L’employeur ne peut pas modifier les dates et l’ordre de départ en congés moins d’un mois avant la date prévue.

Aucune indemnité ne peut être versée en lieu et place de la prise des congés payés, sauf en cas de rupture du contrat de travail.

Le non-respect de ces formalités par l’employeur pourrait entraîner de lourdes conséquences sur l’entreprise (financières et pénales). Il est donc important d’anticiper cette nouvelle période !