De nombreuses entreprises ont, pour les besoins de leurs activités, la nécessité de faire appel à du personnel. Certes, la première étape sera de lancer une session de recrutement afin de trouver le ou les salariés adaptés aux tâches que l’on doit leur confier avec les qualifications nécessaires. Mais il s’agit là uniquement de la première étape et pas obligatoirement la plus compliquée. Faire appel à du personnel demande de respecter certaines règles en matière de législation et d’obligations pour respecter le Code du travail. D’ailleurs, la lourdeur de ce Code, tout comme sa complexité, ne sont pas une légende. Ainsi, il est parfois difficile de s’y retrouver entre les textes législatifs et les diverses jurisprudences.
Au-delà du recrutement, l’entreprise devra rédiger le contrat de travail du salarié et réunir les différentes pièces nécessaires pour les diverses déclarations sociales. Viendra ensuite le moment d’établir le bulletin de paie et de réaliser les déclarations auprès des organismes sociaux. Une nouvelle fois, cette tâche n’est pas une mince affaire et mieux vaut connaître la législation en la matière pour éviter de nombreux problèmes. Ainsi, déléguer, externaliser la gestion de la paie et des organismes sociaux à un cabinet d’expert-comptable est de toute évidence préférable. L’établissement des fiches de paie, les déclarations de cotisations sociales et la transmission aux organismes compétents doivent respecter des obligations administratives que l’expert-comptable est en mesure d’appliquer.
L’établissement des bulletins de salaire
La première étape de la mission paie d’un expert-comptable se définit par l’établissement des bulletins de salaire. En effet, dès lors qu’une entreprise emploie un salarié et qu’elle lui verse un salaire, elle est dans l’obligation de faire établir ce document. Certaines informations doivent, d’ailleurs, obligatoirement être stipulées sur la fiche de paie, à savoir :
- les informations relatives à l’employeur lui-même (raison sociale, adresse, code APE, numéro Siret et d’immatriculation et également les références des organismes en charge des cotisations) ;
- les informations relatives au salarié (nom, poste occupé au sein de l’entreprise et classification dans la convention collective) ;
- les éléments qui constituent la rémunération brute (nombre d’heures, taux horaires), les congés payés, les prélèvements sociaux et fiscaux, le montant net du salaire et la date du versement du salaire net ;
- la mention indiquant que le salarié doit conserver ce document sans limitation dans le temps.
Une fois les bulletins de salaire établis, l’expert-comptable les transmet à l’entreprise pour paiement. Ce paiement peut être réalisé par chèque ou virement. Sous la demande du salarié, la rémunération peut lui être versée en espèces, toutefois le montant du salaire doit être inférieur à 1.500 €.
La gestion des déclarations sociales
Enfin, la mission paie du cabinet d’expertise comptable se poursuit avec la gestion et la transmission des déclarations sociales. Les bordereaux récapitulatifs des cotisations (BRC) doivent être remplis chaque mois ou trimestre en fonction de la périodicité choisie. Ce BRC contient notamment le nombre de salariés ayant reçu une rémunération au cours de la période, la date de versement des salaires, le montant total et plafonné des rémunérations soumises à cotisations, mais aussi le montant des cotisations dues.
Le tableau récapitulatif (TR) devra être transmis chaque année avec les informations suivantes : le montant des cotisations et des contributions dues, le montant des cotisations et contributions versées avec les éventuelles régularisations, l’effectif global et moyen au 31 décembre ainsi que les rémunérations brutes et plafonnées de l’ensemble des salariés.
Enfin la DSN, déclaration sociale nominative, est transmise de manière dématérialisée et mensuellement. Elle est le reflet de la situation d’un salarié au moment de la paie. Elle peut également être complétée d’événements comme un arrêt maladie, maternité, paternité ou accident du travail ou encore une fin de contrat. Toutes les informations présentes dans la DSN permettent la gestion de la protection sociale du salarié avec les organismes sociaux et administrations concernées.
