Toutes les entreprises, quels que soient leur localisation en France et leur effectif, ont l’obligation de rembourser une partie des frais de transport public exposés par leurs salariés pour se rendre de leur domicile à leur lieu de travail.
Les employeurs ont, par ailleurs, la possibilité de prendre en charge tout ou partie des frais de transport personnel engagés par les salariés pour ces mêmes trajets.
La prise en charge des frais de transport public
La prise en charge des frais de transport domicile-lieu de travail est obligatoire pour l’employeur si les salariés :
• Utilisent les transports en commun ou un service public de location de vélos,
• Achètent des titres d’abonnement.
Point d'attention : Les employeurs qui n’ont pas rempli cette obligation sont passibles de l’amende prévue pour les contraventions de 4ème classe.
Le montant du remboursement des frais
Il est de 50 % des titres de transport achetés sur la base du tarif de 2ème classe.
La prise en charge correspond aux titres de transport nécessaires pour accomplir le trajet de la résidence habituelle au lieu de travail dans le temps le plus court.
Pour les salariés à temps partiel, si la durée hebdomadaire du travail est supérieure ou égale à 17,5 h, la prise en charge est la même que pour les salariés à temps plein, sinon elle est proratisée.
Notre conseil : Prenez connaissance des dispositions de votre convention collective qui peuvent être plus favorables en la matière.
Les modalités de remboursement
Le remboursement est effectué au plus tard à la fin du mois suivant le mois de validité des titres. La prise en charge des titres à validité annuelle est répartie mensuellement pendant la période d’utilisation.
La prise en charge est subordonnée à la remise ou à défaut à la présentation des titres par le salarié. Les titres doivent permettre d’identifier le titulaire.
Le régime fiscal et social de la prise en charge des frais
Le montant de la prise en charge doit obligatoirement apparaître sur le bulletin de paie. Elle est exonérée de charges sociales, y compris en cas d’application d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Elle est exonérée d’impôt sur le revenu.
N'hésitez pas à nous interroger sur les possibilités de l'employeur d'aller au-delà de son obligation légale sans remettre en cause l'exonération sociale.
La prise en charge des frais de transport personnel
L’employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant (ou d’alimentation électrique) engagés par les salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. Cette prise en charge est facultative.
Elle ne concerne que les salariés contraints d’utiliser leur véhicule personnel :
• Soit parce que leur résidence habituelle ou leur lieu de travail est situé en dehors d’une zone couverte par les transports urbains,
• Soit parce que l’utilisation du véhicule personnel est rendue indispensable en raison des horaires de travail qui ne permettent pas d’utiliser les transports en commun.
La prise en charge doit être faite pour l’ensemble du personnel pouvant y prétendre, selon les mêmes modalités et en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail.
Pour les salariés à temps partiel, une proratisation est effectuée dans les mêmes conditions que pour les transports publics.
Elle n’est pas cumulable avec le remboursement obligatoire des frais de transport public ni avec l’application d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Elle ne concerne pas les salariés bénéficiant d’un véhicule de fonction ni les salariés dont le transport est assuré gratuitement par l’employeur.
De 2022 à 2024, l'ensemble des salariés engageant des frais de carburant est éligible à leur prise en charge, même si les salariés ont la possibilité d'utiliser les transports en commun.
Cette prise en charge est cumulable avec la prise en charge des transports publics.
Le forfait mobilités durables
L’employeur peut également prendre en charge, sous la forme d’un « forfait mobilités durables » tout ou partie des frais de déplacement domicile/lieu de travail, engagés par ses salariés avec les moyens de transport suivants :
• Cycle personnel (mécanique ou à assistance),
• Engin de déplacement personnel motorisé (trotinette électrique...),
• En tant que conducteur ou passager en covoiturage,
• En transports publics de personnes (hors cas des frais d’abonnement relevant de la prise en charge obligatoire de 50 %),
• À l’aide d’autres services de mobilité partagée (location de cyclomoteurs, autopartage de véhicules électriques...).
L’employeur doit demander au salarié, chaque année, un justificatif d’utilisation des moyens de déplacements visés.
Les modalités de prise en charge des frais
Le montant, les modalités et les critères d’attribution de la prise en charge des frais de transport personnel sont déterminés par accord d’entreprise ou à défaut par accord de branche.
À défaut d’accord, la prise en charge de ces frais est mise en œuvre par décision unilatérale de l’employeur, après consultation du CSE s’il existe.
Pour les entre prises de 50 salariés et plus, la mobilité est intégrée aux thèmes de la négociation obligatoire sur la qualité de vie au travail.
Le régime fiscal et social de la prise en charge des frais de transport personnel
Les sommes versées par l’employeur (frais de carburant, frais d'alimentation électrique et forfait « mobilités durables ») sont exonérées de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu dans une limite globale de 500 € (700 € de 2022 à 2024) par salarié et par an, dont 200 € (400 € de 2022 à 2024) au maximum pour les frais de carburant.
Lorsque la prise en charge du forfait « mobilités durables » est cumulée avec la prise en charge des frais de transport collectif, l’avantage résultant de ces deux prises en charge ne peut pas dépasser 800 € par an ou le montant de la prise en charge des transports en commun si elle excède déjà ce montant.
Depuis le 1er janvier 2022, l'employeur peut prendre en charge la prime transport et le forfait mobilité durable via une solution de paiement dématérialisée et prépayée : « le titre - mobilité ».
Source : Guide social du chef d'entreprise 2024 - ATH
