Les frais professionnels
Ce qu'il faut savoir
Les frais professionnels sont des charges de caractère spécial, inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions.
Les frais professionnels sont exclus de l’assiette des cotisations sociales s’ils sont justifiés.
Le principe des frais professionnels
Les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise doivent lui être remboursés.
Ils sont exonérés de cotisations sociales s’ils répondent aux conditions requises :
• Avoir la nature de frais professionnel
• Être appuyés de justifications suffisantes pour établir la réalité et le montant de la dépense
• Ne pas être d'un niveau exagéré
L’employeur fixe les modalités de justification et de remboursement des frais professionnels.
L'évaluation des frais professionnels
L’indemnisation des frais professionnels est effectuée :
• Soit par le remboursement des dépenses réellement engagées par le salarié sur fourniture de justificatifs
• Soit par le versement d’allocations forfaitaires
L’administration fixe le montant des indemnités forfaitaires pour différentes catégories de frais professionnels.
Si l’allocation versée par l’employeur est inférieure au barème de l’administration, elle est réputée avoir été utilisée conformément à son objet et est exclue des cotisations sociales.
Si l’allocation versée par l’employeur est supérieure au barème de l’administration, l’intégralité de l’allocation versée ne pourra être exonérée de cotisations sociales que si l’employeur fournit les justificatifs.
A contrario, le différentiel devra être réintégré dans l’assiette des cotisations dans le cas où la situation
de frais professionnels est établie mais que l’employeur ne fournit pas de jutisficatifs.
Pour les mandataires sociaux l’indemnisation des frais professionnels ne peut être effectuée que sur la base des dépenses réellement engagées.
La déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (DFS)
Certaines professions bénéficient d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels qui permet de réduire l’assiette des cotisations sociales (ouvriers du bâtiment, VRP, journalistes…).
Toutefois, son application est désormais subordonnée au fait que le salarié concerné supporte effectivement des frais lors de son activité professionnelle et que l’employeur dispose des justificatifs le démontrant.
L’employeur peut opter pour l’application ou non de la DFS. Sa pratique nécessite l’accord écrit du salarié (sauf en cas d’existence d’un accord collectif). En amont le salarié devra avoir été informé du dispositif et de ses conséquences sur la validation de ses droits aux assurances sociales.
En cas d'application de la DFS les frais professionnels doivent être réintégrés dans la base des cotisations sociales avant son application.
Compte tenu du durcissement des conditions d’application de la DFS, certaines professions ont décidé de sortir progressivement du dispositif (propreté, BTP, journalistes, transport routier de marchandise, aviation civile VRP, casinos et cercles de jeux, spectacle vivant et spectacle enregistré).
L’URSSAF pourra remettre en cause la pratique de la DFS si l’employeur ne peut justifier l’accord annuel du salarié.
Les frais de nourriture
Lorsque le salarié est en déplacement professionnel, qu’il est de ce fait empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail et qu’il est contraint de prendre son repas au restaurant, ses frais de repas sont exonérés de cotisations dans la limite de 20,70 € par repas (pour l’année 2024) sans qu’il soit nécessaire à l’employeur de fournir un justificatif.
L’employeur pourra toujours préférer un remboursement en fonction des dépenses réellement engagées sur justificatif.
Le remboursement de frais professionnels de repas ne peut se cumuler avec l’attribution de titre restaurant pour le même repas.
Interrogez-nous, un barème spécifique existe lorsque les repas sont pris sur le lieu de travail (travail en équipe, travail de nuit…) ou pour les salariés en déplacement mais dont les circonstances les empêchent de prendre leur repas au restaurant (Ex : salarié occupé sur un chantier).
Les frais de véhicule
Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’indemnité forfaitaire kilométrique est exonérée de cotisations sociales dans les limites fixées par le barème kilométrique de l’administration fiscale.
Ces dispositions sont applicables aussi aux mandataires sociaux.
La preuve des kilomètres parcourus devra être apportée. Le barème kilométrique est majoré de 20 % pour les véhicules exclusivement électriques.
Les frais de grand déplacement
Le grand déplacement est caractérisé par l’impossibilité pour un salarié de regagner chaque jour sa résidence du fait de ses conditions de travail, c’est-à-dire lorsque 2 conditions sont simultanément réunies :
• La distance lieu de résidence - lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller ou retour)
• Les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30
Un barème est prévu pour les frais de repas et les frais de logement (avec petit déjeuner). Ce barème est différencié pour les déplacements jusqu’à 3 mois, pour ceux au-delà du 3ème mois et jusqu’au
24ème mois et ceux au-delà du 24ème mois et jusqu’au 72ème mois.
Pour le logement, il distingue les déplacements à Paris et petite couronne et ceux dans les autres départements.
Interrogez-nous, des dispositions sont prévues pour d’autres catégories de frais professionnels : frais liés à la mobilité professionnelle, frais liés au télétravail et à l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication…
