En 2025, la réglementation concernant la gratification des stagiaires reste inchangée en termes de montants. Voici tout ce que vous devez retenir pour assurer le respect des obligations légales et optimiser la gestion des stagiaires au sein de votre entreprise.
Une gratification minimale obligatoire
Les entreprises sont tenues de verser une gratification minimale aux stagiaires qui effectuent, au cours de la même année scolaire ou universitaire :
- Un stage de plus de 2 mois (consécutifs ou non) ;
- Ou 3 mois dans l’enseignement secondaire agricole (consécutifs ou non).
Le calcul de la gratification minimale
La gratification minimale correspond à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale, qui reste fixé à 29 € en 2025. Cela établit le montant horaire minimal de la gratification à 4,35 €.
La gratification mensuelle est calculée sur la base du nombre d’heures de stage réellement effectuées au cours d’un mois civil. Ainsi, les montants peuvent varier en fonction de la durée du stage dans le mois.
Par exemple :
Si un stagiaire effectue 140 heures de stage dans un mois, la gratification minimale est calculée : 4,35 € x 140 heures = 609 €.
Pour un stagiaire effectuant 100 heures de stage, la gratification serait de : 4,35 € x 100 heures = 435 €.
Exonération sociale : un avantage pour l’entreprise
Les sommes versées aux stagiaires qui ne dépassent pas la gratification minimale de 4,35 € par heure ne sont pas considérées comme des rémunérations. Cela signifie qu’elles sont exonérées de cotisations et contributions sociales.
En revanche, si la gratification horaire accordée au stagiaire dépasse ce minimum, la différence entre le montant versé et le montant minimal sera soumise à ces charges sociales.
Exonération fiscale
La gratification est également exonérée de l’impôt sur le revenu tant qu’elle ne dépasse pas le montant annuel du SMIC, qui est de 21 273€ pour 2025.
Respecter les obligations légales : pourquoi est-ce crucial ?
Respecter ces réglementations permet :
- D’éviter tout contentieux avec les stagiaires ou les organismes de contrôle ;
- De garantir une relation équilibrée avec les stagiaires, favorisant leur implication et leur satisfaction ;
- De préserver la réputation de l’entreprise vis-à-vis des établissements d’enseignement (universités, grandes écoles, lycées agricoles) ;
- De promouvoir une politique d’accueil des stagiaires responsable et en phase avec les attentes sociétales.
Les bonnes pratiques à adopter
Pour simplifier la gestion des gratifications et garantir leur conformité, il est important de mettre en place certaines pratiques. Tout d’abord, il est essentiel de tenir un registre précis des heures effectuées par chaque stagiaire. Ce document permettra de calculer de manière rigoureuse et transparente les montants à verser et de justifier les sommes en cas de contrôle.
Enfin, formez vos équipes administratives aux obligations légales en matière de gratification des stagiaires. Cette formation permettra d’éviter les erreurs ou les oublis, qui pourraient entraîner des pénalités ou ternir l’image de votre entreprise.
Les formalités à effectuer à la fin du stage
A la fin de la période de stage, vous devez remettre au stagiaire une attestation. Celle-ci mentionne la durée effective du stage et, le cas échéant, le montant total de la gratification versée.
Pour conclure, accueillir des stagiaires représente une opportunité pour les entreprises, mais cela nécessite de respecter les règles en matière de gratification. Avec un montant horaire minimal fixé à 4,35 € en 2025, les entreprises disposent d’un cadre clair pour rémunérer leurs stagiaires tout en optimisant leurs coûts grâce à l’exonération sociale.
Article rédigé par Nathalie Beaudoin, responsable du pôle paie et Audrey Kramer, gestionnaire de paie.
