La facture électronique : ce qu'il faut savoir et les changements à venir
En France, une mise à jour de la réglementation de la facture électronique en 2024 devra être acceptée par l’ensemble des contribuables assujettis à la TVA.
Selon la taille des entreprises, l’émission obligatoire de factures électroniques s’effectuera progressivement entre 2024 et 2026. Il convient à chaque acteur économique de se préparer aux changements et de s’adapter aux nouvelles règles régissant la facture électronique.
Il faut savoir que, pour tous les marchés publics, l’émission de factures numériques doit obligatoirement être effectuée. Peu importe la taille de l’entreprise, la tâche d’émettre les factures numériques doit être effectuée via Chorus Pro.
Le principe de dématérialisation des factures électroniques en France est étendu à toutes les opérations impliquant des assujettis à la TVA (redevables ou non).
Courant 2024 (la date sera définie dans la loi de finances pour 2024), les entreprises établies en France auront l’obligation d’accepter les factures électroniques.
1. Facture électronique : comprendre le document numérique de facturation
Une facture électronique est un document numérique émis et transmis sous forme dématérialisée. Elle doit comporter :
- Une signature électronique qualifiée ;
- Un cachet électronique qualifié.
Ce sont ces spécificités qui la différencient des factures physiques en papier, ou des PFD. Ce document est encadré par des règles juridiques et fiscales précises :
- Des factures (Art. L. 441-9 du CdC) ;
- Des documents dématérialisés (Art. 289 et 289-0 du CGI).
Le système de facturation électronique présente plusieurs avantages, notamment :
- La simplification des démarches administratives ;
- La réduction des coûts ;
- Le gain de temps ;
- La simplification de l’archivage et de la traçabilité ;
- La réduction des erreurs de saisie ;
- La facilité de recherche et d’analyse des données.
La gestion des factures électroniques peut être effectuée en interne ou externalisée par l’intermédiaire de prestataires spécialisés.
La facture électronique est aussi une solution plus écologique permettant de réduire considérablement l’utilisation de papier et d’autres ressources naturelles.
L’importance de la signature électronique qualifiée sur la facture électronique
La signature électronique qualifiée est apposée au bas de la facture. Elle permet d’assurer l’intégrité du document et d’authentifier le signataire de la facture, tout en confortant son consentement.
Pour assurer la sécurité d’une facture électronique, la détention d’une signature électronique qualifiée n’est possible que par une personne physique.
Remarque : la vérification de la signature électronique fait partie des étapes essentielles à la validation fiscale de la facture électronique.
Qu’est-ce qu’un cachet électronique qualifié apposé sur la facture électronique ?
Le cachet électronique qualifié est un autre moyen utilisé par les entreprises pour sécuriser leurs factures électroniques.
Ce cachet électronique avancé est créé à l’aide d’un dispositif certifié.
Le décret du 16 mai 2023 précise que seule une personne morale a le droit de créer un cachet électronique qualifié.
2. Facture électronique B2B et facture électronique B2G
La facture électronique B2B (business to business) renvoie à l’échange de factures entre entreprises. Quant à la facture électronique B2G (business to government), l’échange de factures se fait entre les entreprises et les organismes gouvernementaux.
Dans les deux cas, la facture électronique a des effets notables sur la TVA.
Quel est le calendrier de mise en œuvre du E-invoicing et du E-reporting sur les factures électroniques ?
Courant 2024 (la date sera définie dans la loi de finances pour 2024), la totalité des entreprises soumises à la TVA aura l’obligation d’accepter les factures électroniques. L’émission de ces dernières et l’envoi de données de transaction seront hiérarchisés selon la taille des sociétés concernées.
- L’E-invoicing : le processus d’échange des factures électroniques
- L’E-invoicing est en vigueur pour l’intégralité des transactions, qu’il s’agisse des achats, des ventes de biens et/ou des prestations de services effectuées entre les entreprises basées en France et assujetties à la TVA.
- L’E-invoicing entre en jeu lorsqu’il est question d’opérations domestiques. Il concerne toutes les transactions effectuées sur le territoire national. Sont donc comprises les factures d’acompte sur les livraisons de biens meubles.
Pour être valable, le format de la facture électronique doit répondre aux contraintes de l’article 242 nonies A.
À partir de 2024, les normes des factures électroniques connaîtront aussi quelques changements. De nouveaux champs obligatoires à remplir seront ajoutés, à savoir :
- Le numéro SIREN ;
- L’adresse de livraison des biens, notamment si elle diffère de celle du client ;
- La précision selon laquelle les opérations ayant conduit à l’émission de la facture sont essentiellement des prestations de services, des livraisons de biens, ou ces 2 types d’opérations ;
- Le règlement de la taxe selon les débits, si le prestataire a choisi cette modalité ;
- La référence à l’article du CGI ouvrant droit an taux réduit de TVA ou à une exonération.
Remarque : il convient de faire la différence entre l’E-invoicing et l’E-reporting. Ce dernier est un processus qui consiste à collecter, analyser et communiquer des données financières et opérationnelles d'une entreprise ou d'une organisation électroniquement. Néanmoins, l’échange de données électronique (EDI) pour les peut être utilisé dans les deux cas.
Lorsqu'il est utilisé pour la facturation électronique, l’échange de données électronique (EDI) permet de transmettre les données de facturation de manière structurée et normalisée.
3. PPF et PDP : leur différence et leur lien avec les factures électroniques
Le PPF ou Portail Public de Facturation et les PDP ou Plateforme de Dématérialisation Partenaires sont des termes communément utilisés lorsqu’il est question de facture électronique. Voici ce qui les différencie.
Le portail public de facturation (PPF) des factures électroniques
Les missions du PPF, définies selon la législation en France de la facturation électronique et ce qui est stipulé dans l’article 242 nonies G du CGI sont les suivantes :
- L’administration de l’annuaire central permettant l’identification informatique de l’émetteur et du destinataire de la facture électronique ;
- Garantir les fonctionnalités des PDP aux utilisateurs ;
- Le recueil des données de facturation, de transaction et de paiement ;
- La collecte des informations relatives aux statuts de traitement au profit de l’administration fiscale ;
- La mise à disposition d’un service des factures électroniques sans valeur probante ;
À partir de février 2024, les premiers tests de connexion entre les éditeurs et le PPF seront effectués.
Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) des factures électroniques
Les PDP sont des opérateurs privés répertoriés par l’administration fiscale. Voici leurs fonctions :
- L’échange les factures dématérialisées ;
- Le contrôle de la conformité et de l’authenticité des documents déposés ;
- L’alimentation des données pour la mise à jour de l’annuaire central ;
- La transmission des factures électroniques garanties originales ;
- La garantie de l’interopérabilité et la mise à disposition des documents ;
- La bonne gestion des flux transmis ;
- La transmission en bonne et due forme des données du E-invoicing et du E-reporting à l’administration.
Il est possible que les PDP proposent des services supplémentaires, à savoir :
- Fournir une plateforme de réception des factures d’achats intracommunautaires et des importations ;
- Fournir une plateforme permettant l’envoi des factures de ventes intracommunautaires et des exportations ;
- Fournir une plateforme pour transmettre les factures de ventes avec les non-assujettis ;
- Jouer le rôle de concentrateur pour les informations nécessaires à l’E-reporting ;
- Une sauvegarde à valeur probatoire pour les documents (dont les factures).
Le choix de la PDP est libre. Il en est de même pour la plateforme qui peut être la même que celle du fournisseur. Elle peut également être distincte, voire le portail public de facturation.
