Les entreprises doivent suivre de près tous les aspects liés aux différents textes de lois et être en mesure de rédiger tous les documents officiels soumis à la loi, notamment les convocations, procès verbaux résultant des obligations concernant les assemblées générales des sociétés. Les missions du secrétariat juridique concernent bien sûr les professions directement liées à la loi comme les avocats, les huissiers, mais également les services contentieux ou les services de ressources humaines. Ce poste peut être tenu soit en interne d’une société, mais également externalisé par exemple dans un cabinet comptable qui connaît bien l’entreprise concernée, ses droits et ses obligations.
Le rôle et les missions
Le secrétariat juridique est bien au fait de tous les textes de lois qui s’appliquent dans les cadres différents de l’entreprise et peut ainsi répondre à toutes questions juridiques qu’elles concernent le domaine des relations humaines, la comptabilité, les relations avec les clients ou les fournisseurs, mais aussi tout l’environnement lié au fonctionnement même de la société, relations avec les actionnaires et procédures courantes ou exceptionnelles. Le secrétariat juridique prend en charge tous les dossiers liés aux aspects juridiques, connaît tous les textes et la jurisprudence. Il effectue toutes les recherches qui seront nécessaires pour la constitution d’un dossier et de procédures et rédige toutes les notes, de synthèse ou de conclusions.
Les domaines de compétences sont aussi variés que le droit des sociétés afin de donner des conseils pratiques avant décision, comme lors d’un rachat, d’un investissement ou dans le cadre des assemblées générales ordinaires ou extraordinaires où le secrétariat juridique va rédiger les convocations aux assemblées et les procès verbaux. Dans le cadre du droit social, le secrétariat juridique assistera la direction de l’entreprise dans la rédaction des contrats de travail, une procédure de licenciement ou un dossier aux prud’hommes.
Le secrétariat juridique et les missions au service des entreprises
Le secrétariat juridique, dans le cadre de son accompagnement aux entreprises, se doit de maîtriser parfaitement la connaissance de ladite société, ses particularités ou ses obligations, afin non seulement d’agir sur les procédures et les actes légaux, mais également pour se positionner comme force de proposition notamment dans le cadre d’un dossier sensible ou d’un litige. Le secrétariat juridique doit respecter une grande rigueur dans le cadre des fonctions qui sont les siennes et notamment lorsque ses interventions ou actions concernent tous les aspects financiers ou sociaux.
Les entreprises concernées, selon leur forme juridique, par les assemblées générales annuelles, ont cette obligation et notamment pour protéger les actionnaires minoritaires et sont passibles d’amende en cas de non-respect de cette obligation. Les missions du secrétariat juridique sont importantes dans le cadre légal de suivi des assemblées générales de l’entreprise. Le secrétariat juridique rédige les convocations et l’ordre du jour, suivant les instructions du dirigeant, pour la réunion de l’assemblée générale des actionnaires. Le secrétariat juridique participe à l’élaboration du rapport de gestion qui sera présenté lors de l’assemblée.
Sa présence lors des réunions permet qu’il puisse rédiger le procès verbal de réunion et sa diffusion auprès de toutes les personnes destinataires.
